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Proceso de mejoramiento de la visibilidad de un repositorio institucional basado en DSpace: Repositorio TEC
Isaac Alpízar Chacón, Laura Meneses Guillen, Mario Chacón Rivas

Última modificación: 16/11/2015

Resumen


Palabras clave: visibilidad, migración, dspace, repositorio institucional.

Keywords: visibility, migration, dspace, institutional repository.

Introducción

Con este artículo se pretende dar a conocer la experiencia que se generó en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC) para mejorar la visibilidad del repositorio institucional. El repositorio de la universidad nació en el año 2000 y a inicios del 2015 tenía un aproximado de 1200 envíos. El repositorio institucional estaba basado en la versión 1.8.1 de DSpace, la cual dejaría de tener soporte oficial a partir de enero del 2015[1], lo que ameritaba tomar medidas para su debida migración y actualización. Además, era necesario actualizar el repositorio con soporte multiidioma (español-inglés), y generar una mejor experiencia al usuario, para incrementar su uso y ganar visibilidad. También, se debía mejorar la visibilidad del repositorio para ir acorde a una política reciente del TEC de mejorar su proyección académica y científica. Tomando en cuenta la problemática mencionada, en el segundo semestre del 2014 se empezó a trabajar en la migración del repositorio a una versión más actual (4.2) y al fortalecimiento del mismo, para poder captar más material y así lograr difundir de una forma eficaz y de fácil acceso a los usuarios todo el contenido del repositorio. Los objetivos que se definieron para este proceso de migración, y mejoramiento de la calidad y visibilidad del repositorio fueron:

1. Migrar de la versión 1.8.1 a la versión 4.2 de DSpace.

2. Definir, aprobar, y poner en marcha una política institucional que reglamente el uso del repositorio y ayude al incremento de su uso.

3. Cambiar el dominio del repositorio, para que esté unificado con el nuevo dominio de la universidad (tec.ac.cr en lugar de itcr.ac.cr).

4. Implementar una arquitectura de alta disponibilidad que garantice la prestación del servicio, y la preservación digital de todo el contenido almacenado en el repositorio.

5. Incluir el portal de revistas de la institución para incrementar el contenido del repositorio.

6. Usar herramientas como Google Webmasters Tools para mejorar la indexación del repositorio.

7. Incluir herramientas o plugins para ofrecer facilidades a los usuarios del repositorio: sharethis.com.

8. Modificar los metadatos necesarios para que sean compatibles con el estándar  DRIVER 2.0[2] y poder ser cosechados por la Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas (LA Referencia)[3].

9. Realizar un rediseño de la interfaz del usuario (basado en mejores prácticas de usabilidad) que facilite su uso, para que el repositorio sea más amigable con los usuarios.

Materiales y Metodología

Para el proceso de migración y mejoramiento de la visibilidad del repositorio, se siguió el proceso que se detalla a continuación. Primero, se realizó la migración de la versión 1.8 a la versión 4.2 de DSpace. La migración se realizó siguiendo el proceso descrito en la documentación oficial de DSpace[4]. Esta migración implicó un cambio de servidores y de dominio institucional. En la migración se implementó una arquitectura más robusta para lograr una alta disponibilidad del servicio, con servidor para balanceo de carga, dos servidores con DSpace, un tercer servidor para respaldos, y sincronización y replicación de la información en tiempo real. Paralelamente a la migración, un grupo de trabajo definió las políticas y los lineamientos que regulan el funcionamiento del repositorio. Una vez realizada la migración, y puesta en marcha del nuevo repositorio en febrero 2015, se trabajó en: incrementar la cantidad de contenido en el repositorio cosechando el portal de revistas de la institución, agregar nuevo contenido proveniente de tesis de graduación y de otras fuentes, usar Google Webmasters Tools para mejorar la indexación del repositorio, agregar el botón de sharethis.com para compartir el contenido del repositorio en redes sociales de manera fácil, y ajustar los metadatos para ser compatibles con el estándar DRIVER 2.0 y La Referencia. Finalmente, se trabajó para realizar todo un rediseño de la interfaz gráfica del repositorio, basado en una propuesta gráfica realizada por profesionales en comunicación visual.

Resultados

A partir de la realización de los objetivos definidos anteriormente podemos mencionar los siguientes resultados: se incrementó el contenido del repositorio de 1202 envíos a febrero del 2014, a 3426 a julio del 2015, lo que representa un incremento del 185%. Se cuenta con una mejor arquitectura para el soporte del repositorio, que garantiza la prestación del servicio de forma continua y la preservación de todo el contenido en el repositorio. Usando Google Analytics se analizó el tiempo que lleva la nueva versión del repositorio en línea (5 meses), y comparándolo con el mismo periodo de tiempo antes de la migración, se cuenta con un incremento del 4.47% en el número de sesiones, del 53.71% en el número de páginas visitadas, y de un 54.45% en el tiempo promedio por sesión. Además, hay un incremento del 92% en el número de sesiones provenientes localmente de Costa Rica, y del 49.91% de la cantidad de sesiones provenientes de los Estados Unidos (la nueva versión tiene soporte para el idioma inglés). Finalmente, aunque la nueva edición del Ranking Web de Repositorios[5] no será publicada hasta finales del Julio, 2015, se espera tener un incremento importante en la posición del repositorio en el ranking mundial. Actualmente se encuentra en la posición 941.


[1] https://wiki.duraspace.org/display/DSDOC/All+Documentation

[2] http://www.driver-support.eu/documents/DRIVER_2_0_Guidelines_Spanish.pdf

[3] http://lareferencia.redclara.net/rfr/

[4] https://wiki.duraspace.org/display/DSDOC4x/Multi-Version+Upgrade+Tips+and+Tricks

[5] http://repositories.webometrics.info/es/Latin_America_es/Costa%20Ricante

Palabras clave: visibilidad, migración, dspace, repositorio institucional. Keywords: visibility, migration, dspace, institutional repository.Introducción Con este artículo se pretende dar a conocer la experiencia que se generó en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC) para mejorar la visibilidad del repositorio institucional. El repositorio de la universidad nació en el año 2000 y a inicios del 2015 tenía un aproximado de 1200 envíos. El repositorio institucional estaba basado en la versión 1.8.1 de DSpace, la cual dejaría de tener soporte oficial a partir de enero del 2015, lo que ameritaba tomar medidas para su debida migración y actualización. Además, era necesario actualizar el repositorio con soporte multiidioma (español-inglés), y generar una mejor experiencia al usuario, para incrementar su uso y ganar visibilidad. También, se debía mejorar la visibilidad del repositorio para ir acorde a una política reciente del TEC de mejorar su proyección académica y científica. Tomando en cuenta la problemática mencionada, en el segundo semestre del 2014 se empezó a trabajar en la migración del repositorio a una versión más actual (4.2) y al fortalecimiento del mismo, para poder captar más material y así lograr difundir de una forma eficaz y de fácil acceso a los usuarios todo el contenido del repositorio. Los objetivos que se definieron para este proceso de migración, y mejoramiento de la calidad y visibilidad del repositorio fueron: 1. Migrar de la versión 1.8.1 a la versión 4.2 de DSpace. 2. Definir, aprobar, y poner en marcha una política institucional que reglamente el uso del repositorio y ayude al incremento de su uso. 3. Cambiar el dominio del repositorio, para que esté unificado con el nuevo dominio de la universidad (tec.ac.cr en lugar de itcr.ac.cr). 4. Implementar una arquitectura de alta disponibilidad que garantice la prestación del servicio, y la preservación digital de todo el contenido almacenado en el repositorio. 5. Incluir el portal de revistas de la institución para incrementar el contenido del repositorio. 6. Usar herramientas como Google Webmasters Tools para mejorar la indexación del repositorio. 7. Incluir herramientas o plugins para ofrecer facilidades a los usuarios del repositorio: sharethis.com. 8. Modificar los metadatos necesarios para que sean compatibles con el estándar DRIVER 2.0 y poder ser cosechados por la Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas (LA Referencia). 9. Realizar un rediseño de la interfaz del usuario (basado en mejores prácticas de usabilidad) que facilite su uso, para que el repositorio sea más amigable con los usuarios. Materiales y Metodología Para el proceso de migración y mejoramiento de la visibilidad del repositorio, se siguió el proceso que se detalla a continuación. Primero, se realizó la migración de la versión 1.8 a la versión 4.2 de DSpace. La migración se realizó siguiendo el proceso descrito en la documentación oficial de DSpace. Esta migración implicó un cambio de servidores y de dominio institucional. En la migración se implementó una arquitectura más robusta para lograr una alta disponibilidad del servicio, con servidor para balanceo de carga, dos servidores con DSpace, un tercer servidor para respaldos, y sincronización y replicación de la información en tiempo real. Paralelamente a la migración, un grupo de trabajo definió las políticas y los lineamientos que regulan el funcionamiento del repositorio. Una vez realizada la migración, y puesta en marcha del nuevo repositorio en febrero 2015, se trabajó en: incrementar la cantidad de contenido en el repositorio cosechando el portal de revistas de la institución, agregar nuevo contenido proveniente de tesis de graduación y de otras fuentes, usar Google Webmasters Tools para mejorar la indexación del repositorio, agregar el botón de sharethis.com para compartir el contenido del repositorio en redes sociales de manera fácil, y ajustar los metadatos para ser compatibles con el estándar DRIVER 2.0 y La Referencia. Finalmente, se trabajó para realizar todo un rediseño de la interfaz gráfica del repositorio, basado en una propuesta gráfica realizada por profesionales en comunicación visual. Resultados A partir de la realización de los objetivos definidos anteriormente podemos mencionar los siguientes resultados: se incrementó el contenido del repositorio de 1202 envíos a febrero del 2014, a 3426 a julio del 2015, lo que representa un incremento del 185%. Se cuenta con una mejor arquitectura para el soporte del repositorio, que garantiza la prestación del servicio de forma continua y la preservación de todo el contenido en el repositorio. Usando Google Analytics se analizó el tiempo que lleva la nueva versión del repositorio en línea (5 meses), y comparándolo con el mismo periodo de tiempo antes de la migración, se cuenta con un incremento del 4.47% en el número de sesiones, del 53.71% en el número de páginas visitadas, y de un 54.45% en el tiempo promedio por sesión. Además, hay un incremento del 92% en el número de sesiones provenientes localmente de Costa Rica, y del 49.91% de la cantidad de sesiones provenientes de los Estados Unidos (la nueva versión tiene soporte para el idioma inglés). Finalmente, aunque la nueva edición del Ranking Web de Repositorios no será publicada hasta finales del Julio, 2015, se espera tener un incremento importante en la posición del repositorio en el ranking mundial. Actualmente se encuentra en la posición 941.

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